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本書特色

執行工作、擬訂企畫、會議簡報、培育人才、收集資訊、知識開發的最佳利器!
風行130國,微軟、3M、福特汽車、花旗、可口可樂、HSBC等一流企業採用

由腦力開發權威東尼.博贊(Tony Buzan)所發明的心智圖,被譽為「思考的瑞士刀」,目前已有超過兩億五千萬人、兩千家知名企業採用,是可激發創意、幫助記憶、提升效率、傳承知識的多元技術。本書鎖定心智圖於職場的應用,以實例詳盡解說繪製步驟,讓你迅速掌握這項可加強績效與競爭力的有效工具。有了心智圖,你的思路將更清晰敏銳,工作也會更得心應手。從今天起,指派工作或承接任務、訂定待辦事務處理程序、撰寫企劃案、規劃會議議題與流程、整理與分享會議紀錄、製作簡報、企業內訓、收集與統整參考資料、彙整人脈資料、知識管理……等重要作業,請使用心智圖!

何謂心智圖?

心智圖是以關鍵字繪出放射狀圖樣的工具,有著「協助思考並同時進行圖解」的功能,任何人均能輕鬆上手,而且製作與檢視都能迅速完成。

心智圖的特點

改善思考僵化,激發創意
讓使用者能綜觀全貌,不遺漏任何重點
以圖像呈現,比文字更容易理解
讓經驗(非形式知識)輕易轉化為形式知識
透過顏色、圖像等表現,能強化閱圖者直覺理解的效果
可作為輔助理解事物的圖解技術
能讓閱圖者更容易理解自己的想法

實際在職場中運用心智圖時,必須將重點置於「繪製出能使他人輕易理解的心智圖」。若在心智圖中使用只有自己才看得懂的關鍵字或圖示,便無法使對方充分理。

心智圖的繪製方法

1準備一張白紙,並將其橫放於桌上。
2在白紙正中央寫上作為主題的字串,並在其周圍畫上與該字串相關的圖像(或圖案)。

3由正中央開始向周圍延伸分支,並於各分支線上端,寫上與中央字串或圖像相關的標題。分支線的長應與字串的長度相當。越接近中央的分支線越粗,而越接近末端的分支線則應越細。另外,標題的數目若過多將會導致閱讀上的困難,因此應控制在七項以內。

4接著在各標題下方寫上相關的副標題。只須將當下所想到的、足以表現該標題內容的關鍵字寫出即可。
5在繪製各標題的分支時,要盡量繪出平順優美的線條。
6使用的單字應具備次序性(依照性質排列順序)或邏輯性為佳。
7在分支線及單字上塗上顏色。
8在分支字串的前後加入記號或圖案(圖像文字)。
9想要強調分支線上的字串時,可使用圈選或著色等方式。
10想要強調某一區塊的分支線時,可圈選整塊區塊或加上色塊。
11檢視整體架構,並於其中加入誇張、幽默等表現方式,藉以創造出豐富多變的特色。

心智圖於工作現場的運用

.承接工作

當上司交付工作給自己時,必須正確地理解工作的內容與程序。事實上,這是相當深奧的步驟,菜鳥與經驗豐富的業務員對同一份工作的理解必會有所差異,而部屬的定位也會因上司的認知不同而改變,因此,如何與上司建立良好的溝通與互動管道,通常是許多業務員的煩惱。此時若能善加運用心智圖,便能將腦中紊亂的想法整理成條理分明的內容。

.擬定企劃案

企劃負責人運用心智圖工具來進行作業的實例比比皆是。無論是激發創意、構思或撰寫企劃案等階段,心智圖均能派上極大的用場。但實際上,光憑藉心智圖本身所具備的功能,並無法刺激出源源不絕的創意與令人耳目一新的企劃案。這是因為創意並不會憑空出現,而必須藉由腦中長久以來累積的大量資訊與智慧催化方能誕生。本書將告訴大家如何運用心智圖來完成獨一無二的企劃案。

.製作會議紀錄

在職場上,最常使用心智圖的場合就是會議,運用心智圖來製作會議紀錄就占有相當大的比例。並非是以手繪方式製作心智圖,而是使用電腦軟體來製作,理由如下:

.將書面企劃案透過電腦呈現,將可使所有與會者均能看見企劃心智圖的全貌。

.與會者的意見將可即時反映於企劃心智圖中。由於參與討論企劃的與會者均能同步看見心智圖的變化,因此將更容易理解該企劃案與所討論的內容。

.由於會同步製作會議紀錄,因此在會議結束時紀錄將已接近完成,只須稍作修訂,就可將以心智圖格式呈現的會議紀錄分發給與會者。若與會者不習慣閱讀心智圖,則可利用心智圖軟體將其轉換為Word等文字檔案後再行分發。

.會後所分發的心智圖會議紀錄較條列式會議紀錄容易理解,與會者也比較容易回想起會議中所作出的各項決策。

.企劃簡報

簡報技術(presentation)是業務員的必備能力。在簡報時,為使與會者均能充分理解,簡報內容必須明確而條理分明,簡潔易懂。說明企劃案之前也要先闡明企劃背景,以吸引聽眾注意,還必須具備足夠的簡報技巧,能善加利用表情、姿勢與聲音與簡報軟體來提升效果。而透過心智圖進行簡報,將可充分達成以上要求。心智圖可使用在擬定企劃案階段與實際執行企劃案階段。

.人才培育

過去的職場根深柢固地認為「用眼睛學習!」是不可動搖的準則,使得上個世代的主管不僅鮮少有傳經授道的經驗,部屬也多具有出眾的獨立學習精神。然而,今日的二十與三十世代的年輕職員卻得時常接受內部訓練,也間接使得上司的責任與日俱增。而運用心智圖,能讓人才培育工作更事半功倍。

.資料收集

許多人必須長時間地使用電子郵件處理各項事務,想將複雜而不易閱讀的郵件轉成易於理解的內容,以及將郵件內容與其他已化為心智圖的資訊作超連結時,都可以使用心智圖。另外,一般人通常會將所需要的網頁存入「我的最愛」中,但當「我的最愛」中保存的網頁數量太多時,整理起來就會相當費時,網頁也無法與其他網頁相互連結,使用上常會造成不便。而心智圖軟體能在各分支上插入超連結,只要直接將各網頁的網址貼上,即可完成心智圖與各網頁的連結。有些心智圖軟體還具備點選瀏覽器上的選項,即可自動完成URL連結的功能。

作者簡介

中野禎二

一九八四年進入日本系統技術股份有限公司,除了開發測量控制系統、報社適用的CAD系統等多項IT系統外,還有企劃管理、後設資料庫(Metadata Repository)工具(如Rochade、CA Repository)的導入諮詢,以及銷售軟體程序管理工具、心智圖製作工具軟體MindManager事業的企劃與實施。二○○五年進入Neoteny Venture開發有限公司就職,並致力於將Mind Manager推廣為創業的支援工具。另擁有NLP高階執行師(Master Practitioner)資格。著有《心智圖圖解術──直搗核心,解決問題》

譯者簡介

石學昌

一九八三年生於台北市,東吳大學日文系,中國生產力中日專業筆譯精修班、中日商務口譯班結業。譯有《瞬間提升好感度的惡魔心理術》、《威士忌&單一麥芽威士忌行家完全攻略》、《教養關鍵在爸爸》、《圖解正面教養法》、《圖解識人力》、《圖解行銷戰略》、《圖解行銷心理學》、《圖解塗料與塗裝》(以上世茂)。



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1
承接工作

當上司交待工作下來時,自己必須正確地理解工作的內容與程序。事實上,這是相當深奧的步驟,菜鳥與經驗豐富的業務員對同一份工作的理解必定會有所差異,而部屬的定位也會因上司的認知不同而改變,因此,如何與上司建立良好的溝通與互動管道,通常是許多業務員的煩惱。

此時若能善加運用心智圖,便能將腦中混亂的想法整理成條理分明的內容。在承接上司所交待的工作時,即可好好活用心智圖所具備的這項優點。

1)理解工作內容
當上司高分貝地大喊「○○,過來一下。」你是否會立刻空著手趕過去呢?資歷尚淺的業務員通常應隨身攜帶紙筆,以防遺漏上司的交辦事項,但若是已相當習慣這種情況的業務員,則可空手聽完上司交待的內容後,再回到自己位置上作重點整理即可。

而除了上司之外,你也可能會從客戶、同事或其他部門等處承接工作,此時只要使用心智圖來加以整理,便能確實地完成每項委託。當他人對於工作內容提出問題時,也可將回答整理在心智圖上,便能夠一目了然。

近來透過電子郵件委託工作的情況也逐漸增加,這種時候只要使用電腦心智圖軟體,即可輕鬆地將郵件內容轉成容易閱讀的分支狀心智圖。

2)工作成果應以何種形式提交給委託者?
在職場上,忘記詢問委託者該如何提交工作成果的情形屢見不鮮,例如:委託者可能需要列印出的書面報告,或以電子郵件寄送電子檔,較緊急的情況甚至需要進行口頭報告等。相對地,較簡單的工作則僅需以簡報形式呈報即可。無論委託者所期望的提交形式為何,都應於承接工作前確認。

另外,也要記得確認工作成果的提交對象,例如:有時完成的報告除了要呈交給交付該工作的上司外,還必須同時影印給其他人。

3)確認成果品質、成本與提交日期
品質管理即是所謂的QCD(Q—品質、C—成本、D—提交日期),同時也是承接工作時最重要的部分。當中的品質控管對於資歷尚淺的員工而言,尤其是一大難題。

當上司丟下一句「明天之前把這份資料整理出來」時,其所要求的成果品質究竟必須達到何種水準呢?

在有範本可依循的情況下,或許只要達到與參考範本相同的成果,就稱得上是高品質,但若上司光以口頭要求品質的話,往往會令部屬無所適從。因此,必須先確立雙方均能理解的品質定義,並訂出關於品質的要求規格。另外,也必須將成本(工作時數)與提交日期註記在心智圖上。

由於成果品質、所需成本與提交日期三項要素彼此密切相關,因此,承接工作前務必要先向上司確認。

4)詢問工作目標與背景
在承接工作時除了要考慮QCD之外,確認該工作的目標與背景,也是相當重要的步驟。若在不明瞭目標與背景的情形下貿然開始工作,將可能造成作業方向錯誤,甚至可能導致成果與上司期望相悖而白忙一場的結果。當然,對於這樣的結果除了執行者要負責之外,未明確告知目標與背景的委託者也有責任。

因此,在承接工作前,務必先向上司釐清各項相關問題,例如:

「這項工作是否與目前正在進行的專案有關?」
「請問這份資料將用於何處?」
「請問這份工作是否相當緊急?下週之前提交來得及嗎?」

在確認過相關問題之後,進行工作時的心情也會因此較為穩定。

5)承接工作時的重點
想要順利地完成工作,首先必須克服的最大難題即是「如何正確地承接上司所交待的工作」。研究指出,言語所能傳達的內容僅占整體內容的一○%以下,而將近九○%的內容則可能透過非言語訊息(Nonverbal)傳達給對方。也就是說,上司可能會藉由委託工作時的表情、音調的抑揚頓挫、態度等差異,來表現自己對工作成果的期待程度。因此,若部屬只針對上司委託的內容回答「是的,我會照辦。」便可能造成委託者的不安。就我的經驗來看,由於上司所表達的內容通常屬於非形式知識,因此,才會對部屬能否理解自己所說的內容並確實執行感到半信半疑。

而將工作內容轉換成心智圖則具有以下兩項優點:

能俯瞰整體工作內容而避免有所遺漏
能將非形式知識轉為可學習的形式知識

此外,藉由將心智圖的分支著色或加上圖示等方式,也能充分地將上司的非語言內容表現出來。




心智圖超強工作術:提升效率,共享know-how

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